QUITO, Pichincha
El Ministerio del Trabajo conservará en su sistema electrónico los contratos, actas de finiquito y demás documentos laborales únicamente hasta mayo de 2026. A partir de esa fecha, la responsabilidad de custodiar esta información recaerá exclusivamente en los empleadores, según lo establece el acuerdo ministerial Nro. MDT-2025-053, firmado el 12 de mayo de 2025.
La disposición transitoria tercera del acuerdo fija un plazo de doce meses, contados desde su entrada en vigencia, para que empleadores y trabajadores descarguen los documentos laborales registrados en el Sistema Único de Trabajo (SUT). Los archivos estarán disponibles en formato PDF hasta mayo del próximo año.
“Después de ese plazo, no será posible recuperar esa información”, señala de manera enfática la Cartera de Estado, que también aclara que no almacenará los documentos ni en formato físico ni digital. El artículo correspondiente del acuerdo subraya que la conservación de estos archivos será obligación única del empleador.
Además, el Ministerio recuerda que los empleadores deben entregar a trabajadores y extrabajadores todos los documentos laborales —contratos, actas de finiquito, entre otros— en versiones originales y copias certificadas. El incumplimiento será sancionado conforme a la normativa laboral vigente.
Riesgo de pérdida y preocupación legal
Expertos en derecho laboral han expresado su preocupación ante la medida. La abogada Vanessa Velásquez considera que la eliminación de estos registros por parte del Ministerio representa un riesgo serio para los derechos de los trabajadores.
“Si una empresa sufre un hackeo o extravía sus archivos, ya no podrá solicitar una copia en el Ministerio. Y en muchos casos, los empleadores no entregan los documentos, a pesar de estar obligados”, explicó. También advirtió que esto puede perjudicar trámites como la solicitud de jubilación patronal o demandas por despido intempestivo.
Documentos registrados en el SUT
El SUT reúne información esencial sobre la relación laboral: contratos, actas de finiquito, cambios de jornada, reglamentos internos, entre otros. Tanto empleadores como trabajadores pueden acceder al sistema mediante usuario y contraseña.
Para los trabajadores, el sistema permite verificar en qué empresas han laborado y consultar los documentos vinculados, aunque no siempre están disponibles para descarga inmediata. La abogada Velásquez recomienda que cada trabajador descargue su historial completo lo antes posible, como medida preventiva.
Pasos para ingresar al SUT
- Ingrese a la web: sut.trabajo.gob.ec
- Seleccione la opción “Sistemas para personas naturales y jurídicas”.
- Haga clic en “Registro de Trabajadores”.
- Acepte los términos y condiciones del sistema.
- Complete el formulario con sus datos personales.
- Recibirá un correo con su usuario (número de cédula) y contraseña temporal.
- Ingrese al SUT, cambie su clave y revise su información laboral.
- Si los archivos están habilitados, podrá descargarlos en PDF.
La disposición del Ministerio del Trabajo marca un cambio relevante en la gestión documental del ámbito laboral ecuatoriano, que exige a los empleadores implementar sistemas internos de archivo más robustos y a los trabajadores estar atentos al resguardo de su historial laboral. (I)
