QUITO, Pichincha
Desde el 15 de mayo de 2025 rigen nuevas obligaciones para los empleadores en Ecuador, tras la publicación del Acuerdo Ministerial MDT-2025-053.
La reforma amplía de 15 a 30 días el plazo para registrar a los trabajadores, reduce de 30 a 15 días el plazo para subir actas de finiquito, obliga a entregar documentos laborales a extrabajadores y exige conservar toda la documentación física o digital.
Así lo establece el documento que se publicó en el Registro Oficial N.º 39 el Acuerdo Ministerial MDT-2025-053, que reforma el Acuerdo Ministerial MDT-2023-140 sobre normas de inspección laboral.
La nueva normativa responde a la necesidad de modernizar los procesos de control del Ministerio del Trabajo, mejorar la trazabilidad de la información y definir con mayor claridad las responsabilidades de los empleadores.
A continuación, se resumen los ocho cambios clave introducidos por esta reforma:
- Validación digital con código HASH
Todo documento escaneado y cargado al sistema del Ministerio del Trabajo recibirá un código HASH, una huella digital que garantiza su autenticidad y sirve para verificar si ha sido registrado, reportado o aprobado.
- Ampliación de plazos y conservación documental
El plazo para registrar a los trabajadores en la plataforma del Ministerio se amplía de 15 días a un mes desde el ingreso del trabajador. También se establece la obligación de conservar, en formato físico o digital, todos los documentos laborales reportados al sistema, incluyendo los relacionados con la reducción de jornada laboral, que ahora requiere aprobación previa.
- Obligación de entregar documentación a trabajadores y extrabajadores
Los empleadores deben entregar contratos, adendas, actas de finiquito, utilidades, roles de pago y demás documentos a sus trabajadores o extrabajadores. Estos documentos deberán reflejar ingresos y el pago de los décimos sueldos. El incumplimiento será sancionado.
- Registro obligatorio del personal administrativo en talleres artesanales
Empleadores con calificación artesanal deberán registrar en el sistema a su personal administrativo, si lo tienen, con impresión y firma de ambas partes como respaldo de pago.
- Reducción del plazo para registro de actas de finiquito
El acta de finiquito y el comprobante de pago deben cargarse como un solo archivo PDF para su validación mediante código HASH. El plazo para este trámite se reduce de 30 a 15 días luego de la terminación laboral.
- Regulación del pago por consignación
Si el empleador no puede pagar directamente al extrabajador dentro de 15 días, tendrá un plazo adicional de 15 días para realizar la consignación ante el Ministerio del Trabajo.
- Descarga obligatoria del Reglamento Interno
Tras la aprobación del Reglamento Interno de Trabajo, el empleador tiene 15 días improrrogables para descargar la resolución, caso contrario los documentos se eliminarán automáticamente del sistema.
- Nuevas disposiciones sobre la conservación de información
El empleador es el único responsable de certificar y guardar la documentación cargada. El Ministerio no almacena dicha información una vez vencidos los plazos legales, lo que obliga al empleador a iniciar un nuevo trámite si no descarga los archivos a tiempo. (I)
